10 עצות מנצחות לניהול זמן אפקטיבי

המאמר הנ״ל מתורגם ברובו, ומתמקד בשיטות לייעול זמן עם גישה נכונה לחיים, ולעבודה בפרט.
*המאמר התפרסם לראשונה באתר – www.lifehack.org – לחצו לקריאת המאמר המקורי

אנשים מוצלחים ומצליחים נהדרים בלמקסם את זמנם. הם מבינים שזמנם שווה ערך לכל סכום כסף שעשוי להיעשות בזמן זה. הם ברורים ומפוקסים על מדד זמן שכזה, וזה דורש מהם חוזק מנטלי.

אנו מקווים שתוכל למקסם את זמנך גם, ולהפוך למצליח יותר בביצוע משימות, ועשיית עבודתך עם ראייה רחבה, תבונה והתמדה, ובצורה כיפית ואפקטיבית יותר. וזה בהחלט אפשרי!

הנה 10 דברים שאנשים מצליחים עושים כדי לממש זאת:

1. הם מאצילים סמכויות
מאחר ומדובר באנשים מוצלחים, שיודעים שיחד עם כשרונם, הם לא הכי טובים בהכול, הם יודעים למצוא אנשים שהם חכמים ומקצועיים בביצוע משימות שהם עצמם לא, והם מעבירים את הידע והיכולות שלהם לאנשים אלו כדי לבצע את העבודה בצורה יעילה יותר.

2. הם שוברים את השיאים של עצמם
כשיש לך חומה גדולה, קיר גדול לטפס מעליו זה עלול להוביל להתמהמות ולתסכול. אנשים מצליחים יודעים זאת. זוהי הסיבה לכך שהם שוברים את השיאים של עצמם, מגיעים למטרות וליעדים שהציבו לעצמם – הסוד הוא בפירוק לגורמים, ״לגושים״, כדי להשיג את אותן מטרות ויעדים שהציבו לעצמם בטווח הקצר ביותר של הזמן ואם זאת האיכותי ביותר. הם מאמינים בעקביות ועובדים באופן קבוע כדי להפיק את המרב מזמנם ולהשיג מטרות גדולות [וחלומות גדולים שאכן מתממשים], כשעובדים נכון עם הזמן, עם הכלים הקיימים ועם רצון אמיתי ודביקות במטרה.

3. הם עובדים לפי סדר עדיפויות
מכיוון שהם יודעים שיש דברים מסוימים שהם אכן דחופים, אך לא כה חשובים. יש דברים מסוימים שהם חשובים בהחלט, אך לא דחופים. הם יוצרים איזון בין המשימות שלפניהם, וממיינים מה דחוף וחשוב גם יחד, ולמשימות אלו נותנים את תשומת הלב המיידית. באמצעות יכולת זו, הם יודעים לקבוע תוצאות פרקטיות כתוצאה מפעולותיהם.

4. הם ׳מערפלים׳ את חייהם – נשמע מוזר, נכון? 🙂
על פי עיקרון פארטו, רק 20% מהפעולות שלנו מניעות 80% מהתוצאות החיוביות בחיינו. 80% הנוספים מהפעולות שאנו מבצעים, מייצרים רק 20% מהתוצאות החיוביות להן אנו מכוונים. אנשים מצליחים יודעים כי הרבה זמן עשוי להתבזבז בשיחה קטנה, כשאין שום תכנית מוגדרת או כשלא מתמידים בתכנית ויעד שנקבע מראש. לכן, הם מתקדמים רק בפעולות מתוך ה-20%, שאכן ייצרו 80% מהתוצאות, בזמן שהם מנפים או מאצילים סמכויות לאנשים אחרים שיבצעו את הפעולות של ה-80%, שייצרו כ-20% מהתוצאות החיוביות.

קצת מבלבל? את מה שקריטי, הם עושים בעצמם. קריטי, הכוונה לפעולות שיוצרות תוצאות בעלות חשיבות רבה והן מוכחות כהכרחיות ומועילות. את שאר הפעולות שהן אכן חשובות, אך תוצאותיהן וחשיבותן לא נמצאות ברום המעלה, הם מסירים או מאצילים לצוות שלהם, לאנשים שעובדים עמם, ומעבירים את זה הלאה. כך ״העוגה״ נשארת שלמה, אך מורכבת מסך כל חלקיה (ובמילים אחרות – העבודה נעשית, באופן יעיל, מאוזן ומחושב).

5. הם מעריכים ומחשבים את זמנם כראוי
אנשים מצליחים, שלא כמו אנשים לא-מצליחים (או מצליחים פחות), דואגים לשמור על עצמם ועל זמנם כראוי, בכך שהם לוקחים אחריות, ודואגים לחשב ולבדוק איך הם מנצלים את המקסימום, ואת הכי טוב שאפשר מזמנם. הם מבצעים בדיקות עצמיות ודואגים לתעד את פעולותיהם ביומנים פרטיים, כדי לגלות מהם הדברים שהם ״שואבי זמן״ שקיימים בחייהם. הם מזהים תחומים למשל כמו בילוי זמן רב מדי ברשתות חברתיות, שגוזלים ומבזבזים את זמנם, ולכן מגבילים את עצמם ומוודאים בדיוק כמה זמן הם אכן נמצאים שם, למשל.

6. הם ״מזרזים את הזמנים״
יש תמיד זמן פנוי כלשהו, שבו הם יכולים להתייעל ולהשתמש בו ליתרונם. זמן ש״מתבזבז״ בפקקי תנועה למשל בכביש, יכול לשמש כזמן מעולה לשמיעת הרצאה או תוכן כלשהו שמעורר תובנות, רעיונות, והשראה, גם לזמן שיחה עם לקוחות. הם לא מהססים להשתמש בכל הזדמנות כדי לייעל ולהשיג יותר עם זמנם.

7. הם יוצרים הרגלים טובים (״הרגל נעשה טבע שני״)
אנשים מצליחים משתמשים בתחביבים, ויוצרים הרגלים ולוחות זמנים שהם קבועים. שגרות כאלה אינן חורגות ממגבלת הזמן המוקצית להן. לדוגמה, אם זה ייקח להם 15 דקות לאכול כל בוקר, הם מקפידים על השגרה הזאת ודואגים שלא תחרוג ממגבלת הזמן שהקציבו עבורה.

8. הם מתכננים את סדר יומם
שום דבר מדויק, תמציתי ויעיל יכול להיעשות ללא תכנון אסטרטגי. אנשים מצליחים הם בהחלט מאורגנים, ויודעים טוב מאד כיצד לתכנן את ימיהם מראש. להיות עסוק זה לא אומר שאתה פרודוקטיבי, ומעבר לזה – ייתכן ולהיות עסוק יכול לשבש את הבריאות שלך. זו הסיבה שאנשים מוצלחים יודעים להבטיח שימיהם יהיו מתוכננים היטב כך שיהפכו לפרודוקטיביים ויעילים יותר.

9. הם נלהבים ובעלי מוטיביציה, וזה מורגש
הם מכוונים את האנרגיות והמשאבים שלהם לדברים שהם בעלי תשוקה עבורם, שהם נלהבים מהם. קשה מאד למצוא פגמים בעבודה של מישהו המשלב מיומנות ותשוקה גם יחד. האנרגיה והזמן המושקעים בעיסוקים שמלהיבים עבורם, מאפשרים להם את השימוש הטוב ביותר בזמן שיש להם.

10. הם מתמקדים בפעולה אחת, בכל פעם

חלק מהאנשים חושבים שהם ישתמשו בזמנם בצורה היעילה ביותר, על ידי ביצוע של ריבוי משימות, [בו זמנית]. אנשים מצליחים מבינים שפעולה זו היא בזבוז זמן. על פי דו״ח, בני אדם לא נועדו ל״מולטי-טסקינג״. על מנת להגדיל את היעילות והביצועים שלך בצורה הטובה ביותר, כדאי להתמקד במשימה שנמצאת לפניך ולסיים אותה כראוי, לפני שאתה ממשיך למשימה הבאה.

“Do not plan for ventures before finishing what’s at hand”

— Euripides

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר.